Use Case 2 – Automatisierung einer Veranstaltungsanmeldung

Die Organisation von Veranstaltungen ist für viele unterschiedliche Organisationen relevant, u.a. auch für die TH Wildau. Dieser Prozess bietet vielfältige Realisierungsmöglichkeiten, von händisch bis voll automatisiert. Eine effiziente Realisierung des Prozesses verbessert nicht nur die Arbeit der Angestellten, sondern steigert auch die Zufriedenheit der Teilnehmer. Im Testbed des Innovation Hub 13 wurde ein solcher Prozess innerhalb kurzer Zeit digitalisiert und automatisiert, was die Vorteile eines modularen und flexiblen Testbeds darstellt.

Der Prozess beginnt mit der Vorbereitung der Veranstaltung und der Einladung der Teilnehmer. Dies wurde anfangs manuell als Briefversand realisiert, konnte aber in den letzten Jahren durch den Einsatz des „Astendo Eventmanager“ wesentlich vereinfacht werden. Dieses System automatisiert die Einladung, organisiert die Zusagen, stellt entsprechende Namensschildervorlagen zur Verfügung und bietet unterschiedliche Nachbearbeitungsfunktionen.

Für die eigentliche Anmeldung am Tag der Veranstaltung wurden meist Mitarbeiter benötigt, die die Begrüßung der Gäste übernehmen, das Einschreiben auf der Teilnehmerliste überwachen und das entsprechende Namensschild an die Teilnehmer aushändigen. Dieser Teil kann nun durch die Vernetzung im Testbed automatisiert werden. Der Mitarbeiter muss nun nur noch den QR Code der Einladung des Teilnehmers scannen, was sowohl die Anwesenheit in einer Datenbank dokumentiert, als auch das entsprechende Namensschild „on demand“ druckt.

Für die Nachbereitung im Anschluss an die Veranstaltung mussten stets die Teilnehmerlisten händisch in das entsprechende System eingepflegt und anonymisiert werden. Auch dieser Prozess kann hochgradig automatisiert durch Datenbanksynchronisation ablaufen. Dabei werden insbesondere die datenschutzrechtlichen Ansprüche an diese Art der Daten beachtet, da eine Anonymisierung vollautomatisch passieren kann und die Daten zu keinem Zeitpunkt von anderen Personen eingesehen werden müssen. Im Vergleich zu den öffentlich ausliegenden Teilnehmerlisten der meisten Veranstaltungen ist dies ein wesentlicher Schritt in die richtige Richtung.

Für eine noch weiterreichende Form der Digitalisierung kann der menschliche Mitarbeiter komplett ersetzt werden. Dafür steht an der TH Wildau ein „Pepper-Roboter“ zur Verfügung. Dieser kann die Begrüßung, das Scannen des QR Codes, den Druck des Namensschildes und die Datenverarbeitung komplett übernehmen, was die Effizienz des Prozesses sowie den „Marketing Effekt“ weiter verstärkt.